À défaut d’accord ou de dispositions conventionnelles applicables aux déplacements des représentants du personnel, les frais engagés par le représentant, pour se rendre aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur doivent être remboursés par celui-ci.

JURISPRUDENCE SOCIALE

A propos de : Cass. soc., 29 mai 2024, n° 22-16.433

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° EN BREF

Le temps de déplacement des représentants du personnel est à la charge de l’employeur lorsqu’il les convoque à une réunion. S’agissant des frais liés au déplacement, le principe est que les représentants du personnel ne doivent subir aucune perte de rémunération liée à l’exercice de leur mandat.

L’employeur peut fixer des conditions à la prise en charge des frais de déplacement sous réserve qu’elles soient compatibles avec l’exercice des mandats, n’imposent aucune sujétion injustifiée et ne laissent subsister aucune dépense à la charge du salarié. Si tel est le cas, le représentant du personnel doit s’y conformer.

° CONTEXTE DE LA SAISINE

En l’espèce, un représentant du personnel réclame le remboursement de ses frais de déplacement pour se rendre aux réunions de CHSCT organisées par l’employeur. En parallèle, il demande également la prise en charge des dégâts matériels causés à son véhicule lors d’un accident survenu dans parking de l’entreprise, alors qu’il se rendait à une réunion de l’instance.

Ces demandes sont rejetées car d’après la procédure de remboursement de frais applicable dans l’entreprise, l’utilisation du véhicule personnel ne pouvait donner lieu à remboursement de frais qu’à la condition d’avoir été validée entre le salarié et son directeur d’entité. Quant à l’assurance souscrite par l’entreprise, elle n’avait vocation à s’appliquer qu’aux salariés préalablement autorisés à utiliser leur véhicule personnel à l’occasion de missions ou de déplacements professionnels.

Pour la Cour d’appel, la demande de remboursement devait être rejetée dans la mesure où le salarié ne démontrait pas avoir « préalablement obtenu l’accord de sa hiérarchie pour utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels ».

Comment s’apprécie la demande de remboursement liée au déplacement d’un représentant du personnel ?

° L’ANALYSE DE LA COUR DE CASSATION

La Cour de cassation casse la décision de la Cour d’appel.
D’après la Cour de cassation, « à défaut d’accord ou de dispositions conventionnelles applicables aux déplacements des représentants du personnel, les frais engagés par le représentant du personnel pour se rendre aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur doivent lui être remboursés par celui-ci, quelle que soit la solution retenue par le salarié pour ce déplacement dès lors que celle-ci est exempte d’abus ».

Avant de rejeter les demandes du représentant du personnel, les juges de la cour d’appel auraient dû rechercher :

s’il existait ou non dans l’entreprise une procédure de remboursement des frais de déplacement des représentants du personnel résultant d’un accord d’entreprise ou de dispositions conventionnelles ; en l’absence de telles dispositions, si les déplacements du représentant du personnel avec son véhicule pour se rendre à des réunions organisées à la demande de l’employeur caractérisaient un abus ; si l’absence de prise en charge par la société des frais engagés par le représentant du personnel obéissait aux mêmes conditions que celles régissant les autres représentants du personnel de l’entreprise.

La cour d’appel devant laquelle l’affaire est renvoyée devra effectuer ces recherches et décider s’il doit ou non être fait droit aux demandes du représentant du personnel.

° ÉCLAIRAGES

Comment financer les frais non pris en charge par l’entreprise ?

Il existe trois sources de financement pour les frais de déplacement des représentants du personnel :
– le budget de l’institution à laquelle ils appartiennent. Il peut s’agir du comité social et économique d’entreprise, d’établissement ou d’un comité central, ou encore d’une commission du comité, à condition toutefois que ladite structure soit dotée de la personnalité morale et ait la capacité de gérer des budgets ;
– les organisations syndicales peuvent prendre en charge les déplacements de leurs membres dans le cadre de l’exercice de leurs mandats exercés au nom de l’organisation ;
– les frais engagés par un représentant du personnel qui ne lui seraient pas remboursés peuvent constituer des frais professionnels déductibles à ce titre de l’impôt sur le revenu, lorsque le représentant du personnel effectue une déclaration aux frais réels.

Sophie Riollet, juriste, Pôle service juridique du Secteur Juridique National de l’UNSA.
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